Surat pemberitahuan sudah sering dijumpai di lingkungan instansi, perusahaan, sekolah maupun masyarakat. Surat ini berisi pengumuman penting yang disampaikan secara tertulis. Apa saja contoh surat pemberitahuan dan bagaimana cara membuatnya?
Daftar Isi
Pengertian Surat Pemberitahuan
Pemberitahuan merujuk pada cara mengumumkan suatu hal kepada khalayak umum atau orang tertentu saja. Jadi, surat pemberitahuan dapat diartikan sebagai tulisan yang memuat pengumuman agar dibaca oleh masyarakat atau kelompok tertentu untuk dilaksanakan sesuai pesan yang tertulis.
Mengumumkan hal berupa kegiatan, imbauan atau informasi penting lain dapat juga dilakukan secara lisan. Namun biasanya, pengumuman tersebut bersifat tidak formal dan dilakukan di ruang publik, contohnya pengumuman promo oleh CS mall dan pengumuman di stasiun kereta.
Sedangkan surat pemberitahuan merupakan media pengumuman formal yang dikeluarkan oleh instansi, perusahaan, yayasan sekolah atau lembaga resmi lain yang ditandatangani oleh atasan atau pihak yang bertanggung jawab atas pengumuman tersebut.
Cara Membuat Surat Pemberitahuan
Fungsi surat pemberitahuan adalah sebagai sarana untuk memberitahukan informasi yang dilaksanakan atau diterapkan pada waktu yang akan datang. Maka, surat tersebut harus ditulis dengan kalimat yang mudah dipahami dan langsung ke inti agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Seperti halnya surat resmi lain, surat pemberitahuan juga memiliki struktur yang harus diterapkan ketika menulisnya. Terdapat 6 bagian yang penting untuk dimasukkan mulai dari kop surat, nomor surat, nama serta alamat penerima, inti surat, tanda tangan hingga keterangan tambahan.
1. Kepala Surat
Kepala atau kop surat merupakan format yang ada pada surat resmi untuk menunjukkan keaslian surat. Disebut dengan kepala surat karena posisinya ada di bagian paling atas dan berfungsi sebagai penanda identitas pengirim surat, baik instansi, perusahaan maupun lembaga tertentu.
Informasi yang perlu dicantumkan pada bagian kop surat yakni nama instansi atau perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, website dan identitas lain yang dinilai penting. Dengan adanya kop, berarti surat tersebut benar-benar diterbitkan oleh pihak resmi, bukan surat palsu.
2. Nomor Surat dan Perihal
Karakteristik surat resmi adalah mencantumkan nomor dan perihal sehingga kedua bagian tersebut juga harus ada di surat pemberitahuan. Biasanya, pengirim surat memiliki format penulisan nomor tersendiri yang agak berbeda dengan pihak lain.
Namun intinya, nomor surat tersebut dibuat untuk kebutuhan pengarsipan. Pada bagian bawah nomor, biasanya tertulis perihal yang bertujuan untuk menunjukkan inti dari surat tersebut. Dalam hal ini, contoh pengisian bagian perihal yaitu “pemberitahuan penyuluhan kesehatan”.
3. Nama dan Alamat Penerima Surat
Selanjutnya, bagian yang tidak kalah penting adalah nama dan alamat penerima surat. Bagian ini umumnya diawali dengan “Kepada Yth.” kemudian diikuti oleh pihak penerima, misalnya menggunakan nama pimpinan “Bapak Bambang” atau cukup “Pimpinan Yayasan ABC”.
Alamat yang dimaksud bukanlah alamat lengkap sesuai domisili, namun cukup mencantumkan kota instansi tersebut berada. Misalnya “di Semarang” atau “di Surabaya”.
4. Isi
Masuk ke bagian inti surat yang berisi penjelasan mengenai informasi yang ingin diketahui oleh penerima surat. Dalam penulisan isi surat, informasi harus tertulis sejelas mungkin tanpa menggunakan kalimat yang berlebihan.
Sebagai gambaran, pada contoh surat pemberitahuan kegiatan penyuluhan kesehatan dari Puskesmas, maka pembuat surat harus mencantumkan:
- Tanggal dan waktu kegiatan. Jika memungkinkan, cantumkan juga durasi kegiatan dari awal mulai hingga perkiraan waktu selesai;
- Lokasi diselenggarakannya penyuluhan seperti nama gedung dan alamat lengkapnya;
- Tujuan penyuluhan;
- Ketentuan khusus yang perlu diikuti oleh peserta penyuluhan.
5. Tanda Tangan
Keaslian surat tidak hanya dibuktikan oleh bagian kop surat tetapi juga tanda tangan yang dibubuhkan pada bagian akhir. Pihak yang berhak memberikan tanda tangan yaitu pimpinan instansi atau perusahaan, ketua panitia acara atau perwakilan yang ditunjuk oleh atasan.
Dengan adanya tanda tangan dari pihak yang memiliki jabatan penting, maka isi pemberitahuan pada surat dapat dipertanggungjawabkan, bersifat valid dan harus dipatuhi sesuai ketentuan yang tertulis. Umumnya, dicantumkan juga posisi yang diemban dan cap basah.
Contoh Surat Pemberitahuan
Berikut contoh-contoh surat pemberitahuan yang dibuat untuk mengumumkan informasi tertentu dari perusahaan maupun instansi:
1. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan untuk Karyawan
PT. Cahaya Mutu Food Jalan Embung Raya Nomor 110-115 B, Yogyakarta Telp. 08787, Fax. 9890, email: [email protected], website: cahayafood.com Tanggal : 9 Juli 2020 Nomor : 254/BDX/VII/2020 Perihal : Pemberitahuan Pelatihan Digital Marketing Lampiran : 2 lembar Kepada Yth. Manajer dan Staff Pemasaran PT. Cahaya Mutu Food Dalam rangka meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM), khususnya bagian Pemasaran, PT. Cahaya Mutu Food akan menyelenggarakan Pelatihan Skill Teknis Digital Marketing dengan ketentuan sebagai berikut: Hari, tanggal : Senin s.d. Rabu, 8 – 10 Februari 2021 Waktu : 08.30 – 15.30 WIB Lokasi : Gedung Pelatihan AB Lantai 2 Sifat : wajib diikuti oleh semua staff pemasaran Melalui kegiatan pelatihan ini, diharapkan dapat menambah skill teknis para karyawan di bidang digital marketing sehingga mampu menyusun strategi terbaik untuk melejitkan penjualan. Rincian jadwal pelatihan per hari dan ketentuan yang lebih rinci sudah tertulis pada lampiran surat. Demikian surat pemberitahuan ini dibuat untuk diperhatikan dan dijalankan sesuai informasi yang tertera. Ditetapkan di Yogyakarta Pada tanggal 1 Februari 2020 Direktur Utama PT. Cahaya Mutu Food Ashari Mahmud |
2. Contoh Surat Pemberitahuan Resmi dari Instansi Pemerintah
PEMERINTAH KABUPATEN KARANG TENGAH DINAS KESEHATAN Jalan Ambal Rakma Nomor 110, Karang Tengah 23434 Telepon. 0242425, Fax. 83838. Email: [email protected] Website: www.dinkeskabkarangtengah.go.id Karang Tengah, 13 Juli 2019 Nomor : 890/1119/DG.X Perihal : Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan Lampiran : 1 lembar Kepada Yth. Seluruh Pimpinan Puskesmasdi Kabupaten Karang Tengah Berkaitan dengan penetapan tanggal diselenggarakannya Pemilihan Umum Kepala Daerah Provinsi Karang Tulang pada 20 Juli 2019 sebagai hari libur nasional, kami memberitahukan kepada seluruh Pimpinan Puskesmas untuk tetap membuka layanan kesehatan bagi masyarakat. Penjadwalan piket para tenaga kesehatan di Puskesmas masing-masing harap disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat. Informasi lebih rinci sudah termuat pada lampiran pada surat ini. Demikian surat pemberitahuan pelayanan kesehatan ini disampaikan dan untuk dipatuhi sebagaimana ketentuan yang sudah ditetapkan. Kami sampaikan terima kasih. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karang Tengah Ahmad Subaryo, M.Kes. NIP. 1182290009292 |
3. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANSEKOLAH MENENGAH PERTAMA AMBALAN 1 Jalan Makmur Raya Kav. 10-11, Blok A9, Nomor 56, Surabaya Telp. 07689, Fax. 00199 Website: www.smpambalan1.sch.id Surabaya, 10 Maret 2019 Nomor : 118/XCD/III/2019 Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Study Tour Lampiran : 2 lembar Kepada Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas VIII di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan kegiatan tahunan sekolah untuk kelas VIII, kami ingin memberitahukan kepada Bapak/Ibu wali murid bahwa SMP Ambalan 1 akan menyelenggarakan Study Tour dengan ketentuan sebagai berikut: Hari, tanggal : Minggu s.d. Rabu, 7 – 10 April 2019 Tujuan : Bali Dengan adanya pemberitahuan ini, kami berharap Bapak/Ibu bersedia untuk memberikan izin kepada putra/putri agar mengikuti kegiatan Study Tour sekolah. Kegiatan ini bertujuan untuk menambah wawasan seputar dunia teknologi, pengetahuan umum dan budaya masyarakat. Mohon Bapak/Ibu untuk membubuhkan tanda tangan pada surat izin yang terlampir. Gambaran tentang rincian jadwal kegiatan dan informasi penting lain juga terlampir pada surat ini. Demikian surat pemberitahuan ini kami susun. Terima kasih untuk izin yang diberikan oleh Bapak/Ibu wali murid. Kepala Sekolah Menengah Ambalan 1 Rahmat Suhendar, M.Pd. |
Dengan mengetahui contoh surat pemberitahuan, maka akan lebih mudah untuk membuatnya berdasarkan informasi apa yang ingin disampaikan. Bagi yang masih berstatus sebagai job seeker, pengetahuan semacam ini sangat penting ketika sudah terjun ke dunia kerja.
Agar cepat mendapatkan pekerjaan yang didambakan, pertimbangkan untuk mengakses pelangifortunaglobal.com yang siap membantu mencarikan pekerjaan. Banyak pilihan lowongan yang menawarkan jenjang karier bagus ke depannya.