√ Reimburse Adalah: Pengertian, Contoh & Syarat Pengajuannya!

Kata reimburse pasti sudah tidak asing lagi para para karyawan karena memang sering digunakan dalam keseharian di dunia kerja berbagai bidang dan skala. Istilah ini erat kaitannya dengan uang/biaya. Dii era digital seperti sekarang, perhitungannya kerap menggunakan software..

Jika terjadi salah hitung, bahkan meski hanya sedikit atau selisih satu nol saja, maka bisa berdampak pada keuangan perusahaan dalam hal pengeluaran. Sebenarnya apa itu reimbursement, seperti apa contohnya, dan apa saja syarat pengajuannya bisa cek di bawah ini.

Definisi Reimburse Adalah

Secara umum, istilah reimburse diartikan sebagai kompensasi yang diberikan perusahaan pada karyawan, mitra kerja, pelanggan, atau pihak lain manapun yang berhubungan dengan perusahaan atas pembayaran yang sebelumnya sudah dilakukan dengan uang pribadi mereka. 

Pembayaran atau pengeluaran ini bisa dalam hal pajak, makanan, membeli bensin, biaya transportasi umum, asuransi, biaya menginap di hotel untuk urusan bisnis, atau jenis biaya lain apapun yang digunakan untuk kepentingan perusahaan. 

Jadi singkatnya, reimburse sama dengan penggantian biaya yang ada hubungannya dengan pengeluaran perusahaan. Biasanya, masing-masing perusahaan memiliki aturan sendiri terkait dengan kapan penggantian biaya ini akan dilakukan, misalnya di akhir bulan setiap tanggal 30.

Jenis-jenis dan Contoh Reimbursement

Inilah berbagai jenis penggantian biaya yang umum diterapkan oleh banyak perusahaan di Indonesia dan luar negeri:

1. Biaya Bisnis

Segala hal yang dibeli oleh karyawan atau pihak lain yang ada hubungannya dengan perusahaan dan untuk keperluan bisnis, maka perusahaan berkewajiban untuk mengganti uang pribadi yang digunakan oleh karyawan tadi. Beberapa contoh keperluan bisnis adalah di bawah ini:

• Membeli perlengkapan kantor seperti meja kursi atau alat tulis.
• Uang sewa gedung/kantor.
• Biaya makan untuk acara kantor, misalnya rapat atau saat ada event.
• Program pelatihan dan pendidikan untuk karyawan guna memperdalam skill yang dapat dipergunakan untuk kepentingan perusahaan.
• Biaya pembelian kuota atau pulsa yang digunakan untuk menghubungi mitra perusahaan atau pelanggan.
• Pembelian seragam karyawan, baik untuk event atau pun dipakai sehari-hari selama jam kerja.
• Pembelian cinderamata untuk acara perusahaan.

2. Biaya Perjalanan

Pada momen tertentu, perusahaan biasanya akan meminta karyawan untuk melakukan pekerjaan dinas, yang tujuannya bisa ke luar luar, luar pulau, atau bahkan luar negeri. Terkait dengan perjalanan dinas ini, tentunya akan ada banyak pengeluaran untuk berbagai hal seperti berikut ini:

• Biaya tiket kereta/bus/pesawat/kapal/moda transportasi jenis lainnya.
• Biaya makan selama melakukan perjalanan dinas.
• Biaya akomodasi/menginap selama dinas.
• Biaya untuk makan bersama klien misal.
• Biaya untuk membeli cinderamata yang akan diberikan kepada klien saat dinas di luar.

Biasanya, sejumlah biaya untuk keperluan di atas sudah ditanggung oleh perusahaan sejak awal. Namun biasanya juga tidak dalam bentuk uang cash, melainkan langsung di booking oleh perusahaan, seperti untuk hotel, tiket pesawat, cinderamata, dll. 

Adapun biaya untuk keperluan tambahan lain yang dibayar dengan uang pribadi karyawan akan diganti oleh perusahaan setelah perjalanan dinas tadi berakhir.

3. Biaya Kesehatan

Pada perusahaan besar, biasanya biaya untuk kesehatan sudah masuk dalam BPJS kesehatan atau asuransi kesehatan. 

Namun ketika karyawan mengalami hal tidak terduga selama bekerja dan ada hubungannya dengan kesehatan, lalu membutuhkan biaya untuk menanganinya, maka perusahaan biasanya akan menggantinya. Beberapa contoh biaya kesehatan yang umumnya ditanggung perusahaan adalah berikut:

• Medical check up
• Konsultasi dengan dokter
• Biaya obat
• Pembelian kacamata

Syarat Reimburse

Bagaimana sebuah perusahaan dapat tahu bahwa pengeluaran yang sudah dibayar oleh uang pribadi karyawan tadi benar-benar dipergunakan untuk kepentingan perusahaan? 

Nah, disinilah syarat reimburse dari perusahaan dibutuhkan. Jadi sebelum mengajukan penggantian biaya, pahami dulu sejumlah syarat di bawah ini:

• Pengeluaran/pembayaran tadi dilakukan saat karyawan sedang di jam kerja atau bisa di luar jam kerja tapi masih ada kaitannya dengan bisnis/pekerjaan.
• Setiap pengeluaran yang dilakukan tadi harus disertai dengan adanya bukti yang valid, misalnya nota pembelian. Karena itu jika memang membeli barang yang ada hubungannya dengan pekerjaan, jangan lupa untuk selalu minta bukti pembayaran di kasir.
• Pada bukti tadi, harus ada keterangan jelas mengenai waktu, tempat, dan jumlah dari barang apa yang dibeli atau untuk apa pengeluaran tadi. Karena itu, simpan berbagai nota pembelian di tempat yang aman dan terhindar dari air. Sebaiknya nota juga tidak rusak agar tulisannya mudah dibaca.
• Ajukan klaim penggantian uang pada waktu yang sudah ditentukan perusahaan sesuai kebijakannya. Misalnya perusahaan A memiliki aturan untuk klaim berbagai reimburse 1x dalam sebulan setiap tanggal 25.
• Jika uang dinas dari perusahaan sudah diberikan di muka, maka bukti-bukti dari penggunaan uang tersebut juga masih tetap harus ada, dan jika ada sisa uang maka wajib dikembalikan kepada perusahaan. 

Sebagai contoh dari poin terakhir di atas: seorang karyawan diberikan uang Rp500.000 untuk keperluan pekerjaan di luar kantor. 

Setelah dipergunakan untuk berbagai hal yang dibutuhkan, ternyata uang tersebut masih ada sisa Rp50.000, maka sisa uang ini wajib dikembalikan beserta berbagai bukti pengeluaran.

Hal-hal yang Harus Dihindari Saat Klaim Reimburse

Jangan pernah melakukan sejumlah kecurangan seperti berikut saat mengajukan klaim penggantian biaya kepada perusahaan atau akibatnya bisa fatal, mulai dari diberikan sanksi seperti potongan gaji, skors, atau bahkan dipecat jika memang sering dilakukan.

• Memodifikasi jumlah klaim (jumlahnya lebih besar dari aslinya).
• Bukti transaksi atau pembelian barang diedit atau dipalsukan.
• Mengajukan penggantian biaya untuk pengeluaran atau pembelian barang yang sebenarnya tidak ditanggung oleh perusahaan, misalnya untuk makan dengan teman namun dibuat seolah makan dengan klien perusahaan.
• Mengajukan klaim yang jumlahnya lebih dari limit.

Tips Ajukan Reimbursement Agar Cepat Cair

Jika dalam hal ini perusahaan tidak memberikan uang di muka, atau berarti berbagai pengeluaran menggunakan uang pribadi karyawan dan nantinya akan diganti perusahaan, maka pastikan untuk melakukan sejumlah hal di bawah ini agar uang penggantian bisa cepat cair:

• Pastikan untuk selalu meminta bukti pembelian atau transaksi lain jenis apapun saat melakukan pengeluaran. 
• Kumpulkan bukti tadi dan simpan di tempat aman serta dalam keadaan rapi. Pastikan untuk menyimpan di tempat yang tidak membuat bukti terkena air atau kusut.
• Berbagai bukti tadi harus yang asli, bukan fotokopi, dan sebaiknya berupa bukti fisik (bukan dalam bentuk foto misalnya untuk nota pembelian).
• Ajukan klaim reimbursement secepatnya (jika memang sudah waktunya sesuai kebijakan kantor). Jadi jangan menunda-nunda klaim.
• Saat melakukan pengajuan klaim, cek kembali berbagai bukti/nota tadi dan pastikan tidak ada nota pembelian yang tidak ada hubungannya dengan bisnis. Hal ini bisa membuat salah paham karena perusahaan akan menganggap ada kecurangan.
• Jika uang penggantian sudah cair, hitung kembali untuk memastikan tidak ada kekurangan atau kelebihan. Jika ada, maka segera bicarakan kepada bagian yang mengurusnya.

Perusahaan bonafit akan mengganti uang karyawan yang digunakan untuk kepentingan bisnis dengan sistem reimburse tadi.  Karena itu, penting untuk bekerja di perusahaan yang profesional. Cek pelangifortunaglobal.com jika ingin melamar kerja di perusahaan yang bagus dan sesuai kemampuan.