Payroll menjadi salah satu istilah yang sudah sangat familiar di dunia kerja. Setiap bulannya, bagian HR akan menghitung berapa jumlah gaji yang harus diberikan kepada masing-masing karyawan berdasarkan gaji pokok, uang makan, uang transport, uang lembur, dan sejumlah tunjangan lain jika memang ada.
Jika proses perhitungan gaji ini dilakukan secara manual, maka akan membutuhkan banyak waktu, tenaga, dan juga pikiran, terutama untuk perusahaan yang jumlah karyawannya ada ratusan atau ribuan orang. Karena itu, dibutuhkanlah aplikasi yang dapat membantu mempermudah sistem penggajian.
Daftar Isi
Definisi Payroll
Menurut salah satu ahli bernama Darwinbox, definisi dari payroll adalah seluruh total kompensasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan atau sebuah tempat kerja kepada para karyawannya dalam kurun waktu dan periode tertentu sesuai kesepakatan, misalnya 1x dalam seminggu atau 1x dalam sebulan.
Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa ada tiga unsur penting dalam payroll, yaitu data karyawan, jumlah kompensasi / gaji, dan sistem penggajian yang diterapkan oleh perusahaan itu sendiri. Maka, dapat disimpulkan bahwa payroll sama dengan sistem penggajian modern.
Manfaat Sistem Penggajian Modern
Bukan tanpa alasan mengapa sistem penggajian modern diterapkan di berbagai perusahaan. Sejumlah manfaatnya adalah berikut ini:
1. Cek Laporan Gaji Lebih Mudah
Saat menerapkan sistem penggajian modern ini, maka setiap komponen dari gaji masing-masing karyawan di suatu perusahaan setiap bulannya akan lebih mudah untuk dilihat / dicek.
Misalnya pada satu atau lebih karyawan ada tambahan biaya lembur atau potongan gaji karena keterlambatan. Bersamaan dengan pengecekan ini, perhitungan dari gaji bersih untuk masing-masing karyawan juga akan lebih mudah untuk dilakukan.
2. Hemat Waktu
Biasanya untuk perusahaan-perusahaan besar, sistem penggajian modern ini akan terintegrasi dengan sistem absensi.
Hal ini akan sangat memudahkan serta menghemat waktu bagi tim HR untuk menghitung gaji karyawan, karena secara otomatis sistem akan tahu berapa banyak masing-masing karyawan terlambat masuk atau justru sebaliknya.
3. Mempermudah Formulir Pajak
Formulir pajak akan lebih mudah untuk dibuat dan dalam waktu singkat oleh tim HR dengan adanya sistem penggajian modern. Hal ini karena tim HR tidak harus melihat data karyawan satu per satu.
Proses Perhitungan Payroll
Sebelum akhirnya diperoleh berapa jumlah / total gaji bersih untuk masing-masing karyawan, ada tiga tahapan pada proses perhitungan gaji dengan sistem modern ini. Masing-masing detailnya adalah berikut:
1. Pre-Payroll
Inilah tahapan paling awal dari proses perhitungan gaji karyawan dengan sistem modern tadi. Pada proses ini, perhitungan biasanya berfokus pada sejumlah hal seperti berikut:
- Jumlah lembur.
- Jumlah cuti yang diambil.
- Jumlah kehadiran karyawan.
- Iuran wajib karyawan, misalnya BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, atau PPh 21 karyawan.
- Jumlah tunjangan yang diterima oleh masing-masing karyawan berdasarkan jabatan atau kriteria lainnya (masing-masing karyawan bisa saja menerima jenis tunjangan yang berbeda).
Sejumlah hal di atas selanjutnya akan dikalkulasikan oleh tim HRD agar jumlah akhir dari gaji yang akan diterima setiap bulannya bisa dihitung. Jika pada bulan perhitungan gaji tadi ada bonus, THR, atau tambahan lain apapun maka juga harus dimasukkan pada perhitungan gaji.
Pada proses ini, validasi dan ketelitian tingkat tinggi sangat dibutuhkan karena sekecil apapun kesalahan yang dilakukan dapat membuat nominal gaji karyawan berubah atau tidak sesuai seharusnya. Bisa jadi jumlah gajinya lebih sedikit atau mungkin justru sebaliknya.
Jika sudah dilakukan perhitungan, pengecekan kembali perlu dilakukan untuk memastikan keakuratan data. Jika hasilnya sudah valid, maka data-data ini akan dimasukkan ke dalam wadah data baru untuk selanjutnya diolah kembali di tahap selanjutnya.
2. Payroll
Setelah seluruh data karyawan tadi divalidasi, maka daftar ini akan diinput ke dalam sistem penggajian modern agar dapat mulai diproses perhitungannya. Hasil akhir dari perhitungan ini adalah gaji bersih yang akan diterima oleh karyawan.
Perhitungan dari gaji bersih ini harus sudah sesuai dengan pajak atau jenis pengurangan lainnya. Perhitungan ini tidak dilakukan secara manual melainkan dengan perangkat lunak khusus untuk penggajian. Jadi, prosesnya akan dilakukan secara otomatis dan lebih minim kesalahan.
3. Post-Payroll
Biasanya, gaji karyawan termasuk salah satu pengeluaran besar untuk sebuah bisnis, baik skala kecil atau pun besar. Karena termasuk pengeluaran, maka pada tahap terakhir ini tim HRD perlu bekerja sama dengan tim finance guna melakukan pencatatan transaksi keuangan perusahaan.
Jika bagian finance sudah selesai melakukan pencatatan, barulah gaji masing-masing karyawan dapat dicairkan dengan dikirim langsung ke rekening dan diikuti dengan pemberian slip gaji. Terlihat sepele namun pemberian slip gaji ini sangat penting dilakukan bahkan sudah diatur oleh undang-undang.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2, disebutkan bahwa setiap pengusaha wajib menyertakan bukti pembayaran gaji yang di dalamnya terdapat rincian gaji setiap kali gaji diberikan pada periode tertentu.
Selain diwajibkan oleh pemerintah, slip gaji sendiri memang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membuktikan bahwa perusahaan telah memberikan hak kepada para karyawannya. Selain itu, slip gaji karyawan juga akan menjadi salah satu dokumentasi untuk tim finance.
Contoh Payroll Gaji Karyawan
Karyawan Tetap (PKWTT) Periode Gaji Bulanan
| Gaji pokok per bulan (berdasarkan kebijakan perusahaan untuk jabatan tertentu) | Rp8.950.000 | |
| Potongan biaya jabatan | 5% x Rp8.950.000 | (-) Rp447.500 |
| Upah netto satu bulan | Rp8.502.500 | |
| Upah netto dalam 12 bulan | 12 x Rp8.502.500 | Rp102.030.000 |
| PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) | (-) Rp63.000.000 | |
| PKP (Penghasilan Kena Pajak) | Rp39.030.000 | |
| PPh 21 Terutang | 5% x Rp39.030.000 | Rp1.951.500 |
| PPh 21 per Bulan | Rp1.951.500 / 12 | Rp162.625 |
| Gaji yang harus dibayar | Rp8.950.000 – Rp162.625 | Rp8.787.375 |
Karyawan Tetap (PKWTT) Prorate
Perhitungan ini biasanya akan digunakan untuk karyawan yang saldo cutinya belum ada sehingga karyawan yang bersangkutan dapat unpaid leave. Maksud dari unpaid leave sendiri adalah karyawan diperbolehkan untuk mengambil cuti namun cuti tersebut tidak dibayar oleh perusahaan.
Sebagai contoh, Rudi yang bekerja di PT ABC belum menikah dan memiliki gaji bulanan Rp9.110.000. Rudi menggunakan cuti unpaid leave 2 hari dalam 1 bulan. Gaji bersih yang akan diterima Rudi dihitung dengan rumus di bawah ini:
| Upah= (jumlah hari kerja : jumlah hari kerja 1 bulan) x upah 1 bulan |
Jika di perusahaan Rudi ada libur 5 hari dalam 30 hari misal, maka jumlah hari kerja yang Rudi wajib hadir adalah 25. Kemudian Rudi mengambil cuti 3 hari, maka dalam bulan tersebut Rudi masuk sebanyak 22 hari. Maka perhitungan gaji dengan rumus di atas tadi adalah sebagai berikut:
| (22 : 25) x Rp9.110.000= Rp8.016.800 |
Kesimpulannya, Payroll merupakan sistem penggajian modern guna memudahkan perhitungan gaji. Sistem ini biasanya digunakan pada perusahaan besar dan profesional. Jika membutuhkan wadah untuk mencari pekerjaan di tempat yang bagus sesuai kemampuan, maka bisa cek di pelangifortunaglobal.com.