Ketika bekerja di sebuah perusahaan, setiap orang pasti memiliki tugas tersendiri alias job description. Seorang karyawan atau pelamar kerja, sudah pasti tidak asing tentang istilah tersebut. Ini adalah tugas dan tanggung jawab dari masing-masing pekerja yang memiliki tujuan tertentu.
Tugas masing-masing individu di sebuah perusahaan tentu saja memiliki peran yang sangat penting, khususnya untuk perkembangan dan kemajuan perusahaan sendiri. Maka dari itu, sebelum menjadi karyawan di suatu perusahaan, ketahui terlebih dahulu jobdesk dengan baik dan benar.
Daftar Isi
Pengertian Job Description
Job description adalah suatu hal yang dinyatakan secara tertulis dan berisi tujuan dari dibentuknya sebuah jabatan atau tugas tertentu dalam organisasi maupun perusahaan. Istilah ini juga dikenal sebagai uraian jabatan atau gambaran tugas.
Pernyataan tertulis ini berisi seluruh gambaran tentang apa yang perlu dilakukan oleh pemegang jabatan, kemudian bagaimana suatu pekerjaan perlu dilakukan, alasan mengapa perlu melakukan pekerjaan tersebut, hubungan antara posisi jabatan satu dengan lainnya di luar lingkup pekerjaan maupun di luar.
Peran Penting Job Description
Dapat dikatakan bahwa job description merupakan sebuah petunjuk atau pedoman yang bisa memberikan kejelasan terhadap suatu jabatan (pekerjaan individu) di dalam sebuah perusahaan. Tentu saja hal tersebut membuat perannya begitu penting bagi perusahaan, yakni sebagai berikut:
1. Bagi CEO
- Memberikan bantuan untuk menentukan berbagai macam kebijakan, kemudian prosedur, serta standar organisasi dalam perusahaan.
- Membantu CEO ketika hendak menentukan keputusan strategis dalam berbagai hal, mulai dari integrasi, divestasi, kemudian aliansi, dan juga joint venture.
- Membantu CEO dalam menganalisa serta menentukan prioritas khususnya untuk alokasi sumber daya dan anggaran perusahaan.
2. Bagi Manager dan Setingkatnya
- Membantu proses pengelolaan harian di dalam perusahaan.
- Membantu menyelesaikan berbagai macam pekerjaan, khususnya yang berhubungan dengan administrasi.
- Menjadi pedoman untuk menjelaskan apa tujuan serta harapan dan apa langkah yang perlu dilakukan.
- Menghindari berbagai macam risiko yang disebabkan oleh perbedaan pemahaman.
- Memberikan batasan wewenang untuk setiap jabatan di perusahaan.
3. Bagi Perekrut dan Pelatih
Untuk perekrut, adanya gambaran tugas sesuai dengan jabatan ini dapat membantu untuk menentukan kriteria yang dicari serta kandidat seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Sedangkan untuk pelatih, gambaran tugas dapat membantu menentukan program serta pengetahuan yang perlu dikuasai oleh pekerja sesuai dengan jabatannya.
4. Bagi Assessor dan Succession Planner
Adanya gambaran tugas atau uraian jabatan dapat memberikan bantuan kepada assessor untuk menganalisa pemegang jabatan, misalnya saja mengadakan tes kemampuan, kemudian interview yang mendalam, dan sebagainya.
Nah, untuk succession planner, pedoman ini dapat digunakan untuk menentukan tempat kerja karyawan atau pekerja yang sesuai dengan peran, kemudian tanggung jawab, serta kebutuhan perusahaan.
5. Bagi Research dan Development Department
Untuk divisi perencanaan dan pengembangan, job description bisa membantu menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan yang terus terjadi, sehingga dapat menyusun skala prioritas dan mempermudah koordinasi yang baik.
6. Bagi Evaluator Pekerjaan
Membantu mengevaluasi beban kerja serta membandingkannya dengan berbagai jabatan lain yang ada di perusahaan.
Kualifikasi Job Description
Sesuai dengan namanya, gambaran tugas atau uraian jabatan harus bisa dengan tepat mendeskripsikan isi pekerjaan, kemudian lingkungan, serta kondisi pekerjaan di suatu perusahaan. Nah, menurut Ardana et al, terdapat enam kriteria atau kualifikasi untuk menentukan job desc, yakni:
- Sistematis: terdiri dari berbagai macam komponen yang berfungsi serta tersusun dalam sebuah tata hubungan yang membentuk suatu sistem, sehingga bisa dengan mudah dipahami.
- Jelas: dalam pembuatan gambaran tugas, harus menggunakan bahasa yang mudah dipahami, sehingga bisa dengan mudah dimengerti oleh siapapun yang membacanya serta tidak membingungkan.
- Ringkas: menggunakan kalimat singkat namun padat akan informasi, agar tidak dibutuhkan waktu lama untuk bisa memahami isinya.
- Tepat: gambaran tugas harus menyajikan uraian yang memberikan informasi tentang pengertian secara tepat, agar semua yang dimaksud dapat tersampaikan dengan baik.
- Taat Asas: gambaran tugas atau uraian jabatan harus berisi kata-kata serta kalimat yang memberikan arahan serta maksud selaras dan tentu saja tidak bertentangan satu dengan lainnya.
- Akurat: job desc harus tersusun secara teliti, dengan memaparkan situasi dan keadaan secara lengkap, tidak kurang dan juga tidak lebih.
Contoh Job Description
Setelah mengetahui berbagai macam informasi tentang uraian jabatan atau gambaran tugas, tak lengkap rasanya jika tidak mengetahui secara langsung contoh-contohnya. Berikut ini contoh gambaran tugas untuk bidang marketing:
Marketing
- Tujuan Dibentuknya Jabatan
Tujuan dari dibentuknya jabatan sebagai marketing adalah agar bisa memikirkan serta memaksimalkan perjualan produk, baik itu berupa jasa maupun barang.
Selain itu, juga membina hubungan dengan pelanggan dengan baik secara terus-menerus dengan goal agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat meningkat atau minimal bertahan.
- Identitas Jabatan
- Nama Jabatan: Sales Jasa
- Atasan Langsung: Supervisor Jasa
- Atasan Tidak Langsung: Kepala Marketing Jasa dan Barang
- Departemen atau Bidang: Marketing
- Tugas dan Tanggung Jawab Utama
- Menarik dan mencari pelanggan baru
- Mempertahankan loyalitas pelanggan lama
- Bertanggung jawab atas nilai penjualan di area yang sudah ditentukan
- Memastikan proses pendistribusian produk dengan baik, misalnya produk sudah diterima oleh customer sesuai dengan waktu yang telah disepakati bersama.
- Kewenangan
Marketing diberikan kewenangan untuk mengeluarkan dana atau biaya yang digunakan untuk promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.
- Hubungan Kerja
- 20% di dalam kantor dan 80% di luar kantor
- Lebih banyak berhubungan dengan publik yang baru dikenal dan berasal dari berbagai macam latar belakang
Manager Operasional
- Menekan dana atau biaya yang digunakan untuk operasional hingga seminim mungkin.
- Mengurangi berbagai macam pengeluaran operasional yang dirasa tidak dibutuhkan oleh perusahaan.
- Membuat inovasi khususnya mengenai operasional dengan tujuan agar dapat berjalan lebih baik lagi.
- Memberikan pengawasan kepada penyedia jasa, kemudian persediaan barang distribusi, serta letak dari fasilitas operasional.
- Berusaha untuk meningkatkan efektifitas bidang operasional dari perusahaan.
- Mengadakan pertemuan secara rutin dan berkala dengan jajaran direktur, sehingga visi dan misi perusahaan dapat tercapai dengan koordinasi yang baik.
- Memberikan pengawasan terhadap produk agar tetap berkualitas dan meningkat.
Kepala Gudang
- Menyusun rencana pengadaan serta pengantaran barang.
- Memberikan pengawasan serta memeriksa secara keseluruhan pekerjaan di gudang.
- Memimpin seluruh staff dan karyawan yang bekerja di gudang
- Mengawasi secara keseluruhan serta memeriksa semua barang masuk serta keluar, apakah sudah sesuai dengan SOP yang berlaku atau belum.
- Menyusun perencanaan, melakukan pengawasan, serta membuat laporan keseluruhan tentang gudang.
- Memastikan semua barang yang tersedia di dalam gudang sudah sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau konsumen.
- Mengawasi seluruh staff gudang yang sedang melakukan pekerjaannya, agar tetap sesuai dengan standar kerja yang telah ditentukan.
- Memastikan proses keluar dan masuknya barang ke dalam gudang sudah berjalan dengan semestinya alias baik.
Kini mendapatkan pekerjaan yang sesuai kemampuan merupakan hal sulit, apalagi di masa pandemi. Namun tenang saja karena ada pelangifortunaglobal.com yang siap membantu para pelamar kerja untuk mendapatkan pekerjaan terbaik sesuai dengan kemampuannya.