Kemajuan teknologi digital tidak lantas menggantikan surat sebagai sarana komunikasi yang berhubungan dengan kegiatan resmi, salah satunya adalah surat tugas. Ada banyak contoh surat tugas yang dibuat oleh pejabat berwenang di lingkungan instansi, organisasi atau lembaga tertentu.
Daftar Isi
Pengertian Surat Tugas
Sudah dapat ditebak dari namanya, surat tugas tentu berkaitan dengan pemberian tugas dari atasan kepada bawahan. Lebih jelasnya lagi, surat tugas adalah jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh pejabat di lingkungan kerja tertentu untuk menugaskan pegawai melakukan pekerjaan khusus.
Surat tugas bersifat sementara karena hanya berlaku selama masa kerja yang diputuskan oleh pejabat pemberi tugas. Misalnya, dalam surat tertulis penugasan selama 3 minggu, maka surat tersebut tidak akan berlaku lagi di luar masa kerja tersebut.
Jenis pekerjaan yang ditugaskan umumnya hanya satu untuk satu orang atau satu tim. Pegawai yang menerima surat penugasan ini wajib menjalankan sesuai perintah atasan yang tertulis pada surat.
Misalnya, pada contoh surat tugas mengikuti pelatihan, akan termuat lamanya waktu dan lokasi pelatihan. Jika diharuskan untuk mengikuti pelatihan 5 hari, maka harus memenuhi tanggung jawab tersebut sampai selesai acara.
Bagaimana Cara Membuat Surat Tugas?
Sebagai surat yang sifatnya resmi, penulisan surat tugas harus dibuat singkat, jelas dan padat sehingga dapat dipahami dengan baik. Seperti halnya karakteristik surat resmi lain, jenis surat penugasan ini juga memiliki bagian-bagian yang menyusun surat.
Pada contoh surat tugas kerja yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga tertentu, umumnya tercantum bagian kepala surat, nomor surat, perihal, identitas pemberi dan penerima tugas, deskripsi singkat tugas dan pengesahan berupa tanda tangan. Penjelasan selengkapnya di bawah ini:
1. Kop Surat
Bagian ini berisi identitas instansi, lembaga atau perusahaan untuk membuktikan bahwa surat tersebut asli. Informasi tersebut juga dapat digunakan oleh pihak di tempat tugas sementara pegawai jika ingin menghubungi instansi asal.
2. Nomor dan Perihal
Bagian nomor dan perihal termasuk dalam format baku untuk surat resmi. Perihal diisi dengan keterangan penugasan, misalnya “Surat Tugas Mengikuti Workshop”.
3. Nama Pejabat Pemberi Tugas
Pada surat tugas, identitas pejabat yang menugaskan pegawai harus dimunculkan. Informasi yang ditulis cukup nama lengkap, jabatan yang diemban dan nomor telepon aktif. Bagian ini menjadi penegas bahwa perintah penugasan wajib dijalankan oleh pihak penerima.
4. Nama Pegawai Penerima Tugas
Agar surat tidak tertukar dan memang harus dijalankan oleh pegawai tertentu, maka identitas pegawai tersebut juga harus dimasukkan. Data yang perlu ditulis yakni nama lengkap, posisi, alamat dan nomor telepon aktif.
5. Inti Surat
Bagian ini memuat jenis tugas yang diberikan kepada penerima surat. Tugas yang ditulis harus spesifik beserta informasi waktu, lokasi dan ketentuan penting lain.
6. Kolom Tanda Tangan
Sebagai bukti bahwa surat tugas tersebut asli dan sah, maka pejabat pemberi tugas harus memberikan tanda tangan di akhir surat.
Contoh Surat Perintah Tugas
Berikut contoh surat penugasan untuk karyawan:
PT. Abadi Lintang Transport Jalan Kemuning Raya Nomor 110 B, Semarang Telp. 0181919, Fax. 8900, email: [email protected] Semarang, 18 April 2020 Nomor : 18/ALT/110/2020 Perihal : Surat Tugas Pengurusan Dokumen Lampiran : – Pihak yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Pradana Aji Kusuma Jabatan : Manajer Administrasi Nomor telepon : 011829200 melalui surat ini ingin memberikan tugas kepada: Nama : Mekar Ananda Jabatan : Staff Administrasi Nomor telepon : 0119220 Alamat : Tanjung Luar Nomor 17D, Semarang untuk mengurus dokumen ekspor dengan ketentuan sebagai berikut: Tanggal : 20 April 2020 Waktu : 08.00 s.d. selesai Lokasi : Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Semarang Pihak pemberi kuasa telah menyatakan dengan jelas untuk bersedia bertanggung jawab atas semua kewajiban yang berkaitan dengan isi surat tugas yang diberikan kepada pihak penerima tugas. Demikian surat tugas ini dibuat agar digunakan dengan semestinya. Pemberi Tugas Manajer Administrasi, Pradana Aji Kusuma |
Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
Selanjutnya, berikut contoh surat tugas untuk perjalanan dinas:
PT. Bitis Kosmetik Surabaya Jalan Mekar Raya Nomor 110-112 B, Surabaya Telp. 0182929, Fax. 019288, email: [email protected] Website: bitiskosmetik.co.id Surabaya, 11 Maret 2020 Nomor : 125/XD/III/2020 Perihal : Surat Perjalanan Dinas Lampiran : 2 lembar Sehubungan dengan rencana pengembangan kantor cabang perusahaan di wilayah Yogyakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Karlina Ambar Jabatan : Direktur PT, Bitis Kosmetik Nomor telepon : 0101292020 memberikan tugas melalui surat ini kepada: Nama : Ajeng Rara Jabatan : Manajer Marketing Nomor telepon : 012364 untuk melakukan perjalanan dinas dengan tujuan yang sudah disebutkan di awal surat. Adapun ketentuan perjalanan dinas tersebut yaitu: Tanggal berangkat : 20 Maret 2020 Tanggal kembali : 26 Maret 2020 Fasilitas kendaraan : Mobil inventaris perusahaan Akomodasi penginapan : Hotel Intan Muara Yogyakarta Perlu diketahui bahwa semua kebutuhan pegawai selama menjalani tugas akan ditanggung oleh PT. Bitis Kosmetik tanpa syarat tambahan. Rincian tugas selama berada di Yogyakarta tertulis di lampiran yang kami sertakan dengan surat ini. Demikian surat penugasan perjalanan dinas ini kami tulis untuk dijalankan dengan sungguh-sungguh sesuai ketentuan yang sudah ditetapkan. Pemberi Tugas Direktur PT. Bitis Kosmetik Karlina Ambar |
Contoh Surat Tugas Perusahaan
Berikut contoh surat tugas yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk dijalankan oleh karyawan:
PT. GAHAR SENTOSA General Contractor & Supplier Jalan Makmur Raya Nomor 110 B, Malang Telp. 012922, Fax. 019292, email: [email protected] Malang, 11 Juni 2019 SURAT TUGAS Nomor: 112/XX/VI/2019 Berkaitan dengan proyek pembangunan Hotel Eldara di Jalan Raya Patih Nomor 145, Malang, Jawa Timur yang telah dimulai pada 7 Juni 2019, maka pihak yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Barja Subrawa Jabatan : Manajer Proyek Nomor telepon : 012456 memberikan tugas kepada: Nama : Azkar Bara Jabatan : Petugas Lapangan Nomor telepon : 087278 untuk mengawasi proses pembangunan Hotel Eldara Malang hingga dinyatakan selesai dengan sebaik-baiknya terhitung mulai tanggal 15 Juni 2019 sampai dengan 18 November 2021. Semua biaya yang dibutuhkan selama menjalankan tugas pengawasan ini akan dimasukkan ke biaya proyek pembangunan Hotel Eldara Malang berdasarkan aturan yang berlaku. Rincian tugas dan ketentuan penting lain yang perlu diperhatikan sudah tercantum pada lampiran yang kami sertakan bersama surat ini. Demikian surat penugasan ini kami tulis untuk dilaksanakan dengan kesadaran dan penuh tanggung jawab hingga proyek pembangunan selesai. Pemberi Tugas Manajer Proyek Barja Subrawa |
Contoh Surat Tugas Guru
Adapun contoh surat tugas untuk guru sebagai berikut:
PEMERINTAH KABUPATEN KARANG BAWANG DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH ATAS KARANG BAWANG 2 Jalan Mangkunan Nomor 17, Karang Bawang Telp. 019292, Fax. 01922, email: [email protected] SURAT TUGAS DINAS Nomor: 245/X/18/2019 Pihak yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Mara Wati, M.Pd Jabatan : Kepala Sekolah SMA Karang Bawang 2 Nomor telepon : 087567 melalui surat ini memberikan tugas kepada: Nama : Harti Kusuma, S.Pd Jabatan : Guru Mata Pelajaran Sejarah Nomor telepon : 087544 untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Peningkatan Kompetensi Guru Mata Pelajaran Sejarah Tingkat SMA yang akan diadakan dengan ketentuan di bawah ini: Hari, tanggal : Kamis s.d Sabtu, 10 s.d 12 Juni 2019 Waktu : 08.00 – 15.30 WIB Lokasi : Gedung Pelatihan A Dinas Pendidikan Kabupaten Karang Bawang Demikian surat penugasan ini dibuat sehingga pihak yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas untuk mengikuti pelatihan sebagaimana yang tertulis. Karang Bawang, 5 Juni 2019 Kepala Sekolah SMA Karang Bawang 2 Mara Wati, M.Pd |
Dengan melihat beberapa contoh surat tugas untuk berbagai keperluan, pasti akan mudah untuk memahami isi surat dengan baik dan bahkan menyusun surat serupa nantinya.
Bagaimana jika belum bekerja? Informasi ini akan tetap berguna karena pelangifortunaglobal.com siap membantu menemukan pekerjaan yang paling sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Lowongan pekerjaan yang dapat diakses sangat banyak dan berasal dari berbagai bidang.